Planificación durante todo el año
Prepare un calendario anual práctico para renovaciones, avisos, declaraciones, nómina y administración del plan.
Orientación educativa de planificación; no es asesoría legal, fiscal, de nómina ni de elegibilidad.
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Planificador del calendario de cumplimiento
Confirme la fecha de renovación, el censo, los plazos de la aseguradora, las metas de aportación y los responsables de revisar decisiones sobre el plan y la nómina.
Tres puntos por confirmar
Un calendario de beneficios evita que las tareas habituales se conviertan en problemas de último momento. Es una herramienta de planificación operativa, no asesoría legal ni fiscal. Las obligaciones del empleador varían según el tamaño del grupo, la financiación, los documentos del plan y el personal; confirme los requisitos con la aseguradora, el administrador externo (TPA), nómina y asesores fiscales y legales correspondientes.
Esta lista es un punto de partida, no una evaluación completa de cumplimiento. El administrador del plan debe confirmar con asesores calificados qué requisitos se aplican, los plazos exactos, las reglas de entrega y los registros de cumplimiento. Planificar la renovación no cubre todas las obligaciones.
Responsable: administrador del plan. En planes sujetos a ERISA, generalmente debe entregarse a los participantes dentro de los 90 días posteriores al inicio de la cobertura. Un plan recién establecido tiene una regla distinta de 120 días. Confirme las actualizaciones y los registros de entrega.
Guía del Departamento de Trabajo sobre declaraciones y divulgaciones (en inglés)Responsable: administrador del plan junto con la aseguradora. Coordine la distribución con los materiales de solicitud y renovación; también aplican plazos para inscripciones especiales y solicitudes. No suponga que el SBC sustituye al SPD.
Guía del Departamento de Trabajo sobre declaraciones y divulgaciones (en inglés)Responsable: patrocinador del plan junto con la aseguradora o el administrador. Confirme si la cobertura de medicamentos es acreditable y avise a las personas cubiertas elegibles para Medicare antes del 15 de octubre de cada año, así como en otros eventos requeridos. Conserve constancia de entrega.
Requisitos de CMS para cobertura acreditable (en inglés)Responsable: patrocinador del plan o administrador designado. Cuando corresponda, presente la declaración dentro de los 60 días posteriores al inicio del año del plan y dentro de los 30 días posteriores al fin del plan de medicamentos o a un cambio en la condición de cobertura acreditable. Revise las excepciones de CMS.
Requisitos de CMS para cobertura acreditable (en inglés)Responsables: recursos humanos y administrador del plan. Para empleadores sujetos a la FLSA, programe el aviso del Mercado dentro de los 14 días posteriores a la contratación. Revise los avisos anuales de CHIP, cuando correspondan, y otras divulgaciones del plan.
Guía del Departamento de Trabajo sobre declaraciones y divulgaciones (en inglés)Responsables: recursos humanos, administrador de continuación de cobertura y asesores fiscales o de declaraciones. Registre de inmediato los eventos que dan derecho a continuación; confirme cada plazo de COBRA o Cal-COBRA. Por separado, revise si corresponde presentar el Formulario 5500 o declaraciones federales y de California, así como los plazos del año en curso.
Guía del Departamento de Trabajo sobre declaraciones y divulgaciones (en inglés)Fuentes revisadas en septiembre de 2026. Confirme los requisitos vigentes antes de actuar.
Lista de verificación interactiva
Marque los elementos a medida que los reúne; luego imprima la lista o restablézcala para otra situación.
Orientación local para empleadores
Ayudamos a empleadores de California a organizar preguntas sobre aseguradoras, inscripción, redes y cobertura, e identificar quién debe confirmar la regla final.
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Preguntas frecuentes
No. Los requisitos pueden variar según el tamaño del empleador, la financiación y el patrocinador del plan, el personal y las normas federales y de California aplicables.
No. Ayudamos a coordinar seguros, renovaciones, aseguradoras e inscripciones. Para decisiones legales, fiscales y de declaraciones, los empleadores deben consultar a su abogado, asesor fiscal, proveedor de nómina, TPA y documentos del plan.
Estas obligaciones pueden corresponder según el empleador y el tipo de plan. Añádalas al calendario solo después de confirmar los requisitos vigentes con los profesionales de beneficios, impuestos o derecho pertinentes.
Comience con la fecha de renovación del grupo, los documentos del plan, los contactos de la aseguradora, el calendario de nómina y una lista clara de responsables de cada tarea.
